KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİ

II.3.1. Kurum Kavramı

Toplumu inceleyen sosyolojinin bütün konuları üç noktada toplanmaktadır;

1. Sosyal bireylerin ne olduğu.

2. Sosyal bireylerin ne yaptığı.

3. Sosyal-kültürel yapının tanınması.

“Birincisi yalnızca toplumsal, ikincisi kültürel, üçüncüsü ise ikisinin birlikte işleyişini ifade eder. Sosyal bireyler kategori, yığın, grup, birlik, topluluk ve toplumlardır. Kurum iki veya daha fazla bireyin bilinçli olarak koordine olmuş etkinlikleri ya da güçlerinden oluşan yapıdır. Bu durumda belirli amaçlara ulaşılmasına yönelik bir aktivite söz konusu olmaktadır” (Erdem ve Dikici, 2009, s.204).

İşlevlerinden yola çıkarak kurum “bir arada yaşayan insanların davranışlarını, alışkanlıklarını, geleneklerini ve inançlarını ifade eden formel ve informel kurallar bütünü” şeklinde ifade edilebilir. Bu kapsamda kurumun özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

22

 “Kurumlar, bir arada toplum halinde yaşayan insanların davranışları ve eylemleri sonucunda oluşur.

 Kurumlar uzun yaşamlıdır ve zaman içerisinde değişmektedir.

 Kurumların oluşmasında, ortaya çıkmasında, kabul edilmesinde ve yaygınlaşmasında bilgi, öğrenme ve tecrübe çok önemli bir rol oynar.

 Kurumlar her toplumda yeknesak değildir. Her toplumun kendine ait farklı alışkanlıkları, gelenekleri, değerleri ve inançları bulunmaktadır.

 Kurumlar, hem formel hem de informel kurallar bütünüdür” (Fırat, 2013, s.24).

Bununla birlikte Özdemirci (2001, s.179) tarafından kurum, “bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik olarak temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan bir sistem” olarak tanımlanmıştır.

II.3.2. Kurumsal Bilgi ve Yönetimi

Toplumda her şeyin olduğu gibi her bir kurumun işlevi vardır, yani bir ihitiyacı karşılamaktadır. Kurumun kendine özgü değerler taşıyan bir sistem olması, “kurumsal bilgi” olgusunu da beraberinde getirmektedir (Özdemirci, 2001, s.179). Kurumun günlük faaliyetleri neticesinde kaçınılmaz olarak ortaya çıkan veya kuruma dışarıdan gelen, kayıtlı ya da kayıtsız her tür bilgi “kurumsal bilgi” olarak tanımlanabilir (Aksaraylı, 2010, s.12).

Kurumsal bilgiyi Odabaş (2003, s.369), “İnsanların kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucu oluşmuş ve yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu, yöneticilerin ve kurumda çalışan kalifiye elemanların deneyimleri ya da kurumda çalışan herhangi bir görevlinin kurumu ilgilendiren en ufak bir bilgi parçası şeklinde de olabileceğini” vurgulamaktadır.

“Kurumlarda bilgi, kendi ihtiyaçları doğrultusunda şekillenir, üretilir, depolanır ve kullanılır. Bu nedenle kurumsal bilgi, kurumsal gelişmeler doğrultusunda ortaya çıkan planlı, düzenli ve sistematik bir çalışmayı gerektiren bir sürecin ürünüdür”

(Aksaraylı, 2010, s.33).

23

“Organizasyonların doğal faaliyetleri sonucu üretilen belgeler, kurum ve kuruluşlar için önemli kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Kendi kurumsal bilgisini denetim altına alamayan ve bunu kullanamayan organizasyonlar, oluşturdukları ya da oluşturmaya çalıştıkları bilgi yönetim sistemlerinde de başarısızlığa uğramaktadır. Oysa kurumsal bilgiyi barındıran belgeler, organizasyonda oluşturulacak bilgi yönetim sistemlerinin temel kaynağıdır. Kurumların bilgi yönetiminde başarılı olabilmesi, herşeyden önce kendi belgelerinin yönetilmesiyle mümkündür. Bunun sonucu olarak bilgi yönetimi ve belge yönetiminin her birinin başarısı politika ve işlemlerinin iyi formüle edilmesine bağlıdır” (Özdemirci, 2001, s.184).

“Kurumsal bilgi yönetimi; bilginin sistematik ve bütünleşik olarak toplanmasını, üretilmesini, geliştirilmesini, paylaşılmasını, kullanılmasını ve iş süreçlerine aktarılmasını sağlayarak kuruluş ve işletmenin başarısını artırma ve etkin yönetimi gerçekleştirme süreci olarak tanımlanabilir” (Özdemirci ve Aydın, 2007, s.170).

II.3.3. Kurumsal Bilgi Yönetimi İçin Gereklilikler

Kurumların yaşayan organizmalar olarak faaliyetlerinde süreklilik sağlayabilmesi, sistematik olarak ihtiyaç ve beklentileri karşılayabilmesi, kendini geliştirebilmesi, dönüştürebilmesi için sahip olduğu kurumsal bilgisini, elde etme, saklama ve transfer etme fonksiyonlarını tam olarak yerine getirebilmelidir.

Odabaş (2003, s.366), “Gelişmiş bir organizasyon, kendinden daha az gelişmiş bir başka organizasyona göre yeniliklere daha açık, değişimi kabul eden ve yeni taleplerin üstesinden gelebilen bir yönetim yapısına sahiptir. Kurumsal gelişimini sürdürmek isteyen bir organizasyonda bilgi yönetimi yaklaşımına göre yeniden yapılanma sürecine girilmesi için öncelikle bir takım ilkelerin benimsenmesi gerekmektedir. Bilgi yönetim süreci iç içe geçmiş halkalardan oluşan bir bütündür.

İşletmenin başarılı olması ile sürecin kesintisiz işlemesi birbiriyle doğru orantılıdır. Bu husus dikkate alındığında bir bilgi yönetimi uygulamasında bulunması gereken nitelikler ve atılması gereken adımlar şu şekilde özetlemektedir”;

 Öncelikle programın gerekliliğini organizasyonda çalışan bütün personeli inandırmak, tasarlanan programı bütün yönleriyle uygulamak gerekmektedir.

 Organizasyonun bütün bölümlerini incelemek, bölümlerde yapılan işleri belirlemek ve iş akış sisteminin tespiti yapılmalıdır.

24

 Organizasyonda kullanılan iş akış sistemleri, bilgi üretimi ve kullanımı konularında yaşanan aksaklıklar belirlenmelidir.

 Üretilen bilginin ne kadarının kaydedilmeden kaybolduğu, iletilemediği veya işlevini yitirdiğini tespit ederek, durumun kuruma maliyetini hesaplamak gerekmektedir.

 Yapılan durum ve maliyet hesaplarına göre bilgi yönetiminden beklentilerin neler olduğunu ortaya koymak ve bu doğrultuda yapılan işlemleri kurumsal kârı en etkin biçimde destekleyecek şekilde yeniden tasarlamak gerekmektedir.

 Organizasyonda yapılan her çalışmanın kayda geçirilmesini, bu kayıtların sorumlularına en hızlı ve ekonomik yoldan ulaştırılması sağlanmalıdır.

 Bilginin organizasyon içinde bir döngü biçiminde dolaşımını ve her dolaşımında kendini yenilemesi sağlanmalıdır.

 Bilgi yönetimi uygulamasının kısa ve uzun vadede organizasyona ne kadar getirisinin olacağını tespit etmek ve çıkan değerler çalışanlara iletilmelidir.

 Bilgi yönetiminin ne olduğunu, kurumsal işlevini ve kişisel sorumlulukları gösteren bir el kitabı hazırlanmalıdır.

 Tasarlanan sistemin kalıcı olmasını, yeniliklerin uygulanmasını ve çalışanları teşvik edici rekabetçi ortamın oluşması sağlanmalıdır.

II.3.4. Kurumsal Bilgi Yönetimi Örgüt Kültürü İlişkisi

Kurumsal bilgi yönetimi yalnızca BT kullanımı ile sınırlı değildir. Her ne kadar en son teknolojik donanımlara sahip olunsa, en iyi yazılımlar oluşturulsa da, bunları kullanacak ve idame ettirecek insan faktörü en önemli belirleyici olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kurumsal bilgi yönetim olgusu bir bütün olarak hiyerarşik yapıda tüm kurum çalışanları tarafından benimsenmediği takdirde, başarıya ulaşması mümkün gözükmemektedir. Bu nedenle öncelikle bu olgunun kurum kültürüne yerleştirilmesi gerekmektedir.

“Bilgi yönetimi yapısında yer alan unsurlar, uygulamanın başarıya ulaşması için önemli ayaklardır. “Teknoloji” olmaksızın bir bilgi yönetimi uygulaması düşünülemeyeceği gibi, bilgi yönetimi uygulamalarının gerçekleştirilmesine yardımcı olan bir “kültür”ün varlığı da son derece önemlidir. Paylaşım ve etkileşime açık

25

olmayan bireyler ve grupların oluşturduğu bir örgüt kültürü bilgi paylaşımının önündeki en önemli engel olabilmektedir” (Kurt, 2005).

“Bilgi yönetim uygulamaları hemen her zaman kültür değişimini gerektirir.

Kültür dönüşümü tam değilse, bilgi paylaşma kültürünü ilerletmek için mevcut kültürün tetiklenmesi gerekir. Bilgi paylaşma kültüründe, bilgi paylaşma bir normdur. Yani bir beklenti değildir. “Bilgi güçtür”den “paylaşılan bilgi daha büyük güçtür”e kadar paradigma (değerler dizesi) kayması olur. Kurum bilgi değerleriyle yapabileceklerini, kültür belirler” (Yazıcıoğlu, Borat, ve Kılıç, 2014, s.107).

“Çalışanların entellektüel açıdan üstün ve keşfetmeye istekli olmaları, kıdemli yöneticilerin bilginin kullanılması ve yaratılmasını desteklemeleri, kişilerin bilgi paylaşımlarını engelleyici bir ortamın oluşmaması ve kişilerin bilgiye yönelik olumlu bir oryantasyona sahip olmaları örgüt kültürünün bilgi yönetimini destekleyici bir faktör olmasında belirleyicidir” (Aktan ve Vural, 2005).

Araştırmada, ASAL merkez ve taşra teşkilatlarında 2009 yılından itibaren kullanımına başlanan ABS’nin kurumsal ve vatandaşlara sunulan hizmetler açısından memnuniyet, uyum ve etki değerlendirilmesinde, yapılan anket çalışması ile kurumsal kültürün etkisi ortaya konulmaya çalışılmıştır.