Elektronik Belge Yönetim Sistemi (KB-eb)

Kullanıcılar, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından hizmete sunulan KB-eb’ye bakanlığın intraneti üzerinden giriş yapmaktadırlar.

KB-eb üst menü ve gezinme alanı olmak üzere iki temel bölümden oluşmaktadır. Üst menüde menü butonları, kullanıcı bilgileri, birim bilgileri ve tarihçe bilgilerinin yer aldığı üst menü genel açıklamalar, gelen evrak, yeni dış yazı, yeni iç yazı (memo), yeni bilgilendirme, yeni vekâlet, yeni onay/olur, son kayıtlar, yeni genelde/duyuru/dosya, evrak arama ve bekleyen işler bölümleri bulunmaktadır.

Gelen evrak bölümü, kurum dışından gelen evrakların, kurum dışına gidecek yazıların ve kurum içinde yayınlanacak olan yazıların hazırlandığı bölümdür.

Gelen dış yazı kaydı: Üst menüde yer alan “Gelen Evrak” butonu ile yeni gelen evrak kaydı yapılmaktadır. Yazının geldiği kurum, evrakın tarihi, özü/konusu, standart dosya planı, sayı, kayıt tarihi ve kaydı oluşturan bilgilerinin girilmesi zorunludur. Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından evrak kaydından sonra otomatik olarak üretilmektedir. Evrak

cinsi, gizlilik derecesi ve durum kaşesi alanları doldurulması gereken diğer zorunlu alanlardandır. Bu alanlar için ilgili menülerden seçim yapılmaktadır. Evrakın geldiği kurum ve o kurumdaki ilgili birim belirtilen alanlardan seçilir. Kuruma gelen evrakın, kurum içerisindeki ilgili birimi menüden seçilir. Evrakın hizmet tanımı (Dış Yazışma, Bilgi Edinme vs..), Standart Dosya Planı ve dili ilgili alanlardan seçilir. Gelen dış yazı, kurumdan çıkan bir dış yazıya ilişkin geliyorsa, çıkan dış yazının sayı numarası ilgili kutucuğa yazılarak, “İlgi Ekle” butonu aracılığıyla gelen evrakla ilişkilendirilir. Evrak, dosya ekle butonu ile taranarak EBYS’ye kaydedilir.

Dış yazı düzenleme: Üst menüde yer alan “Yeni Dış Yazı” butonu ile yeni dış yazı kaydı yapılır. Evrak cinsi (dilekçe, resmi yazı, faks vb.), gizlilik derecesi (normal, gizli, hizmete özel vb.), durum kaşesi (normal, ivedi, görüş vb.), gönderildiği kurum, imza makamı, standart dosya planı, özü/konusu doldurulması gereken alanlardır.

Hazırlanan yazının dili, standart dosya planı, özü/konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alanlara yazılır. Hazırlanan dış yazıya ait ekler, “Ekler” alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs.) belirtilir. Oluşturulan yazıya ait ilgi tutulması gereken evrak varsa evrak numarası yazılarak hazırlanan yazıya ilgi tutulur. Hazırlanan evrakın içeriği

“Metin Düzenleme” butonu ile EBYS’ ye yüklenebilir. Metin düzenleme ekranında yazı direkt olarak hazırlanır ya da var olan dosyalardan kullanılacak yazı kopyalanır, metin editöründe yapıştırma seçeneklerinden ilgili seçeneği kullanarak yazı EBYS’ ne yüklenir. Üst yazıyla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa “imzalanacak dosya ekle” butonu yardımıyla eklenir.

Yeni İç Yazı (Memo) Düzenleme: Üst menüdeki “Yeni Memo” alanı kurum içinde hazırlanan yazıların oluşturulduğu alandır. Yeni iç yazı düzenlemek için üst menüde yer alan “Yeni Memo (İç Yazı)” bağlantısına tıklanır. Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sayı alanına EBYS tarafından geçici bir numara verilir.

Evrak, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra otomatik olarak sıradaki numara alınır. Durum kaşesi, gizlilik derecesi, imza makamı, havale edilecek birim ve personeller seçilir. Hazırlanan dış yazıya ilişkin plan “Standart Dosya Planı”

menüsünden planın adına veya koduna göre seçilir. Hazırlanan evrakın özü/konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alanlara yazılır. Sonraki işlemler yeni dış yazı düzenleme yapılan işlemlerle aynı şekilde yürütülür.

Kullanıcının başka bir kullanıcıya vekalet vermesi için “Yeni Vekalet” sekmesine tıklanır ve vekalet nedeni, imza makamı, vekalet edilecek görev, vekalet edilecek görevin başlama ve bitiş tarihleri alanları doldurulur ve ilgili standart dosya planı seçilir.

Yeni Onay/Olur işlemleri Yeni Memo hazırlama işlemlerine benzer şekilde gerçekleşmektedir.

Sistem üzerinden yurt içi ve yurt dışı görevlendirmeler için hazırlanacak yazılar da bu sekmelerde yer alan ilgili formlar doldurularak oluşturulmaktadır.

EBYS içinde istenen evrakın bulunması için Evrak Arama sekmesi kullanılır. Bu alandan evrak tipi, kurum bilgisi, evrakın geldiği yer, standart dosya planı, gizlilik derecesi, konusu, gönderi tipi, yıl, sayı gibi alanlar doldurularak arama yapılabilir.

EBYS içindeki gezinme alanında ise aşağıdaki menüler sıralanmaktadır.

 “Gelen evraklarım”: Kullanıcıya gelen bütün evraklar “gelen evraklarım”

menüsünde listelenir. Bu Alanda dış yazılar, memolar, vekaletler, genelgeler vb.

yazılar listelenir. Bu evraklara ait künye bilgileri görüntülenebilir, evraklar üzerinde dosyalama işlemler yapılabilir, evraka ait iş akışı görüntülenebilir.

Kullanıcının cevap beklediği evraklar veya kullanıcı cevabı bekleyen evraklar listelenebilir.

 “Havale ettiklerim”: Kullanıcının havale ettiği tüm iç ve dış yazılar bu menü altında görüntülenebilmektedir.

 “İmzamı bekleyenler”: Kullanıcının imzasının bekleyen veya kullanıcıya iade edilmiş tüm evraklar alt menüler aracılığıyla sıralanmaktadır.

 “Giden Evrak Takip”: Kullanıcının kendisinin oluşturup imzaya gönderdiği yazılar ya da başka bir kullanıcının oluşturduğu ve kendisinin de imzasıyla son imza makamına doğru iş akışının devam ettiği evraklar bu alanda listelenir.

 “Kişiye özel”: Kullanıcının hazırlamış olduğu taslakların yer aldığı alandır.

 “Kısayollar”: Üst menüde yer alan sekmelerin yanı sıra, bekleyen işler, kullanıcının yaptığını son 10 kaydın gösterildiği son kayıtlar, metin içi arama, grup içerisinde yer alan kurumlara aynı anda evrak yazılabilmesini sağlayan kurum grup tanımlama, kullanıcının sistem yöneticisinden talepte bulunup, karşılaştığı problemleri bildirebileceği yardım masası talep gibi alt menüler yer almaktadır.

 “Raporlar”: Bu alanda kullanıcıların EBYS içerisinde yaptığı tüm işlemlerin kayıtlarının raporunu veren log raporu, Kullanıcının yapmış olduğu havaleleri;

evrak durumu, evrak tipi ve havale tarihine göre sorgulayabileceği personel havale raporu, seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birime gelen evrakların listelendiği gelen kağıtlar defteri, seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birimden çıkan evrakların listelendiği giden kağıtlar defteri, benzer biçimde seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birime gelen iç yazıların veya giden iç yazıların listelendiği gelen ve giden memo defterleri, seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birimde yer alan kullanıcıların yaptıkları havalelerin listelendiği personel havale defteri, saklama ve dosya planlarının saklama koduna göre listelendiği saklama/dosya plan istatistik menüsü yer almaktadır.

 “Formlar”: Personel hareketlerinin, harcama talimatlarının, izin, ders verme vb.

durumlar için kullanılacak formlara erişim sağlayan menüdür.

 “Haberleşme”: Bilgilendirme ve duyurular için kullanılan yeni bilgilendirme ve bilgilendirme listele menülerinin yer aldığı bölümdür (KB-eb, 2013).