Com todas as mudanças sugeridas em pessoas, processos e tecnologia funcionando, percebeu-se primeiramente que as novas rotinas estavam acontecendo adequadamente e que, operacionalmente, houve um ganho significativo em segurança, automação e eficiência dos processos. A segurança advinha das evidências de cumprimento de cada processo e dos relatórios que eram emitidos e comprovados por cada colaborador, garantindo dados fidedignos nas apurações, além do fato de que os saldos do fluxo de caixa e das disponibilidades eram conciliados diariamente evitando omissões ou duplicações de lançamentos. Desta forma, as regras defendidas por Sá (2014, p. 46) para a segurança nos dados estavam implantadas. A automação e eficiência vieram do fato de que as atividades que geravam desperdício de tempo foram revisadas ou eliminadas, e buscou-se centralizar ao máximo os controles no sistema de informação da empresa, o que facilitava e tornava ágeis as rotinas do dia a dia.
Também foi possível começar a elaborar as primeiras apurações financeiras. O modelo de DFC (demonstrativo de fluxo de caixa realizado) começou a funcionar adequadamente em fevereiro de 2015. Em março de 2015, apurou-se o primeiro fluxo de caixa realizado, referente ao mês de Fevereiro de 2015, sendo este emitido inteiramente via
sistema, com dados colhidos dos controles de tesouraria que haviam sido atualizados no mês citado. Para que os resultados apresentassem números fidedignos, foi implantado um processo de auditoria dos demonstrativos financeiros antes da sua apresentação com base no relatório razão, que demonstra todos os lançamentos do demonstrativo de forma detalhada. A equipe financeira do Colégio Universo também foi treinada para analisar os demonstrativos e foram elaborados relatórios para gerar proposições de ações para melhorar os resultados. Estas ações os permitiram:
Potencializar ganhos nas receitas; Reduzir a inadimplência;
Reduzir custos e despesas;
Elaborar orçamentos para controlar os gastos;
Elaborar planos de ação para melhoria dos resultados em períodos seguintes. Ainda em fevereiro de 2015, foi apurado o primeiro fluxo de caixa projetado, que contemplava um horizonte de um mês, e previa (de acordo com os recebimentos e pagamentos previstos) o saldo de disponibilidades que a empresa teria ao final daquele período. A incerteza em relação ao futuro que é destacada por Sá (2014, p. 64), foi estruturada através dos controles de tesouraria, contas a receber e contas a pagar, bem como as previsões de vendas à vista e da inadimplência esperada para cada período. O fluxo de caixa projetado ajudou-os a apurar o saldo mínimo que deveriam manter nas disponibilidades para conseguir atravessar os próximos períodos com a tranquilidade necessária, buscando evitar manter saldos de recursos ociosos ou subutilizados, também de acordo com o método que é defendido por Sá (2014, p. 64). Sabia-se que existia sempre alguma margem de erro, porém a cada vez que se apurava o fluxo de caixa realizado novamente, novos aprendizados eram incorporados ao fluxo de caixa projetado, para que as próximas projeções pudessem ser cada vez mais assertivas. Os demais setores passaram a ser envolvidos no planejamento, e com ele o colégio tomava suas decisões de tesouraria (resgate, aplicação, captação de recursos). Desta forma, as decisões financeiras passaram a ser tomadas com base em planejamento prévio, o que trouxe muitos ganhos para a instituição.
Ao final, estavam implantadas as ferramentas de planejamento e controle orçamentário defendidos por Correia Neto (2011). Com as novas ferramentas implantadas, foram realizadas novas rodadas de auditoria, agora com o objetivo de consolidar as novas práticas implantadas. Após novos meses de ciclos de acompanhamento e aprendizado, o
projeto foi encerrado com sucesso em Julho de 2015 e a equipe da empresa já conseguia executar todos os processos e elaborar os demonstrativos e análises necessárias para continuar desfrutando os benefícios das novas ferramentas implantadas. Muitas melhorias foram obtidas para a empresa, conforme resumo a seguir:
Tabela 5 – Principais melhorias alcançadas pelo Colégio Universo com a execução do projeto
Melhorias alcançadas
Visão clara dos resultados financeiros do negócio através de demonstrativos e indicadores de resultado
Elaboração de planejamento financeiro com projeções futuras Aumento das receitas em 10%
Redução da inadimplência em 15% Redução de despesas em 5%
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estudo de caso apresentado exemplificou uma metodologia de implantação de mudanças com vista em melhorias na área financeira em uma instituição educacional. O aprendizado gerado pelo exemplo da instituição educacional demonstra a importância de estudar e readequar o tripé pessoas, processos e tecnologia (sistema de informação) para implantar melhorias organizacionais, conforme defendido pelos autores da literatura utilizada. Esta metodologia é a base para realizar os estudos organizacionais, definir as melhorias necessárias, implantar e acompanhar sua implantação, obtendo os benefícios com as novas ferramentas.
Também identificou-se claramente no projeto que, para ter sucesso, é muito importante envolver as pessoas em uma metodologia participativa e flexível, colhendo opiniões de todos os envolvidos e utilizando uma base de saber e conhecimento de uma equipe de especialistas para criticar e definir os melhores modelos a serem implantados.
No estudo de caso apresentado, foi possível ver ferramentas consagradas de gestão financeira funcionando na prática, como o fluxo de caixa realizado e o fluxo de caixa projetado e, mais importante: os resultados que são gerados para uma empresa em melhoria de gestão com o uso adequado destas ferramentas. Com sistemáticas de planejamento e controle efetivamente implantadas, as empresas podem projetar resultados futuros, avaliar o impacto financeiro das decisões tomadas nas suas disponibilidades e resultados e posteriormente avaliar se tudo ocorreu de acordo com o planejado. Esta metodologia de trabalho traz grande controle à empresa sobre suas finanças, a permite enxergar possíveis problemas com bastante antecedência e se planejar para atravessar períodos de ameaças e oportunidades com maior tranquilidade e obtendo os melhores resultados possíveis em ambas as situações.
Desta forma, conclui-se que a apresentação do estudo de caso demonstrou que o método e os aprendizados obtidos são de extrema relevância para a gestão de mudanças empresariais e que a implantação das ferramentas citadas de gestão financeira e orçamentária podem trazer grandes benefícios. A pesquisa teve como limitação avaliar a aplicação da metodologia e das ferramentas em apenas uma realidade organizacional. Futuras pesquisas devem ser realizadas em outros estudos de caso com a mesma metodologia, porém em realidades organizacionais diferentes, comprovando a sua eficácia em outros tipos de empresas. Os estudos organizacionais são de grande valia para as empresas, que enfrentam realidades complexas diariamente e necessitam de apoio técnico, metodológico e prático para
tomarem decisões e realizarem ações que as permitam manter sua perpetuidade e crescimento ao longo do tempo.
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